Chữ ký của người đại diện theo pháp luật của mỗi công ty là một trong những điều nên hạn chế thay đổi. Tuy nhiên vì những lý do khác nhau mà đôi khi việc này vẫn xảy ra và không phải ai cũng nắm rõ cách thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật một cách đúng quy định. Cùng tìm hiểu về vấn đề này qua bài viết dưới đây của Minh Nhi N2N nhé!
Bảng Tóm Tắt Nội Dung
Thế nào là người đại diện theo pháp luật của công ty
Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.
Điều kiện làm người đại diện theo pháp luật
- Từ đủ 18 tuổi trở lên;
- Có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Không bị treo mã số thuế trên dữ liệu quản lý thuế và quản lý doanh nghiệp;
- Không nhất thiết phải là người góp vốn tại Công ty.
- Mỗi công ty phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật đang cư trú trên lãnh thổ Việt Nam.
Chức danh của người đại diện theo pháp luật của công ty
Công ty có thể lựa chọn một trong các chức danh sau cho người đại diện theo pháp luật:
- Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc công ty;
- Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – Đối với công ty cổ phần;
- Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Tổng giám đốc/Giám đốc – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Chủ tịch Hội đồng thành viên – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;
- Chủ tịch công ty – đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên.
- Hoặc các chức danh khác theo quy định tại Điều lệ công ty hoặc quy định pháp luật.
Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 thì công ty cổ phần và công ty TNHH có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật. Tùy theo quy định trong điều lệ công ty.
Thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật
Nếu như trong trường hợp công ty bạn cần thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật bởi vì công ty có sự thay đổi về người đại diện pháp luật, thì bạn hãy tham khảo thủ tục tại bài viết sau đây:
Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật
Còn nếu công ty không có sự thay đổi về người đại diện theo pháp luật nhưng vì những lý do khách quan khác nhau mà vẫn cần thay đổi chữ ký thì bạn cần làm thủ tục theo trình tự dưới đây.
Bước 1: Thông báo cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp tại Sở Kế hoạch & Đầu tư
Căn cứ Điều 23, Luật doanh nghiệp năm 2020, chữ ký chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh; chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là nội dung bắt buộc phải có trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp – một trong các giấy tờ khi tiến hành đăng ký doanh nghiệp. Do đó, nếu người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp muốn thay đổi chữ ký, tức là thuộc trường hợp “cập nhật, bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp mà không thuộc trường hợp thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và không thuộc các trường hợp thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp”.
Như vậy, trường hợp người đại diện theo pháp luật là Giám đốc/ Tổng Giám đốc muốn thay đổi chữ ký thì doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục Thông báo cập nhật bổ sung thông tin trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp. Trường hợp người đại diện theo pháp luật không phải là Giám đốc/ Tổng Giám đốc thì không phải là thì doanh nghiệp không phải thực hiện thủ tục này.
Bước 2. Thay đổi mẫu chữ ký tại Ngân hàng mà doanh nghiệp đăng ký tài khoản
Để có thể thực hiện các thủ tục rút tiền tại ngân hàng cũng như các giao dịch khác và không gây ảnh hưởng tới hoạt động kinh doanh, thì ngay khi có sự thay đổi chữ ký người đại diện pháp luật, bạn cần làm thủ tục thay đổi mẫu chữ ký tại Ngân hàng mà doanh nghiệp đăng ký tài khoản.
Bước 3: Mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của doanh nghiệp nếu chưa có hoặc cập nhật chữ ký mới vào sổ đăng ký mẫu chữ ký
Điều 118 Thông tư 200/2014/TT-BTC quy định về việc mở sổ đăng ký mẫu chữ ký trong đó có chữ ký của đại diện theo pháp luật như sau:
- Chữ ký của người đứng đầu doanh nghiệp (Tổng Giám đốc, Giám đốc hoặc người được uỷ quyền), của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và dấu đóng trên chứng từ phải phù hợp với mẫu dấu và chữ ký còn giá trị đã đăng ký tại ngân hàng. Chữ ký của kế toán viên trên chứng từ phải giống chữ ký đã đăng ký với kế toán trưởng.
- Các doanh nghiệp phải mở sổ đăng ký mẫu chữ ký của thủ quỹ, thủ kho, các nhân viên kế toán, kế toán trưởng (và người được uỷ quyền), Tổng Giám đốc (và người được uỷ quyền). Sổ đăng ký mẫu chữ ký phải đánh số trang, đóng dấu giáp lai do Thủ trưởng đơn vị (hoặc người được uỷ quyền) quản lý để tiện kiểm tra khi cần. Mỗi người phải ký ba chữ ký mẫu trong sổ đăng ký.
Đối với việc thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật mà không phải là giám đốc, tổng giám đốc thì doanh nghiệp không cần thông báo tới các cơ quan nhà nước như cơ quan thuế hoặc phòng đăng ký kinh doanh nhưng cần thực hiện việc mở sổ đăng ký chữ ký mẫu và lưu giữ tại doanh nghiệp trong các trường hợp các cơ quan về thuế kiểm tra đột xuất.
Nếu doanh nghiệp không thực hiện thì sẽ bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng theo quy định trong khoản 2 Điều 8 Nghị định 41/2018/NĐ-CP. Các hành vi vi phạm đó là:
- Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký
- Chứng từ kế toán không có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ
- Ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký
- Ký chứng từ kế toán mà không đúng thẩm quyền
Trên đây là tất cả những gì bạn cần biết về việc thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật. Mặc dù không quá phức tạp nhưng nếu bạn là người thực hiện lần đầu thì cũng có thể gặp phải khó khăn trong các khâu chuẩn bị hồ sơ giấy tờ hay làm thủ tục.
Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời tránh những rủi ro không đáng có do chưa quen với các thủ tục pháp lý, thì hãy sử dụng dịch vụ thay đổi chữ ký người đại diện theo pháp luật của Minh Nhi N2N nhé.
Với đội ngũ chuyên gia có thâm niên nhiều năm trong nghề, là những luật sư – chuyên gia tài chính hàng đầu về kinh doanh cũng như pháp lý, luôn tận tâm với khách hàng. Minh Nhi N2N sẽ mang đến cho bạn sự yên tâm và đảm bảo tốt nhất về quyền lợi và giá trị mà bạn sẽ nhận được.
Sự hài lòng và lợi ích của khách hàng luôn là mục tiêu lớn nhất của chúng tôi.
Hãy liên hệ với chúng tôi qua nút Liên Hệ ở góc phải màn hình, hoặc qua các kênh sau, Minh Nhi N2N luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn cho bạn miễn phí:
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Minh Nhi N2N
Địa chỉ: 91 Nguyễn Thanh Tuyền, Phường 2, Quận Tân Bình
Tel: 0989.139.333
Email: [email protected]
Website: https://minhnhi.vn
Cảm ơn bạn! Chúc bạn thành công.
Bảng giá dịch vụ thành lập công ty tại TpHCM
Thủ tục thành lập doanh nghiệp tại Tp HCM
