Những điều cần biết về chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong môi trường kinh doanh ngày càng cạnh tranh hiện nay, việc quản lý chi phí trở thành một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Hiểu rõ về chi phí quản lý doanh nghiệp và tầm quan trọng của việc kiểm soát chúng giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh và tối ưu lợi nhuận. Hãy cùng tìm hiểu những điều cần biết về chi phí quản lý doanh nghiệp qua bài viết này nhé. 

Chi phí quản lý doanh nghiệp là gì?

Chi phí quản lý doanh nghiệp là một loại chi phí nằm trong chi phí quản lý kinh doanh.

Cụ thể, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các chi phí quản lý chung của doanh nghiệp bao gồm:

• Các chi phí về lương nhân viên bộ phận quản lý doanh nghiệp (tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp,…);
• Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên quản lý doanh nghiệp;
• Chi phí vật liệu văn phòng, công cụ lao động, khấu hao TSCĐ dùng cho quản lý doanh nghiệp; tiền thuê đất, thuế môn bài; khoản lập dự phòng phải thu khó đòi;
• Dịch vụ mua ngoài (điện, nước, điện thoại, fax, bảo hiểm tài sản, cháy nổ…);
• Chi phí bằng tiền khác (tiếp khách, hội nghị khách hàng…).

Tuy nhiên, chi phí quản lý doanh nghiệp không được coi là chi phí được trừ theo quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2008 (sửa đổi 2013).

Trường hợp có đầy đủ hóa đơn chứng từ và đã hạch toán đúng theo Chế độ kế toán thì không được ghi giảm chi phí kế toán mà chỉ điều chỉnh trong quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp để làm tăng số thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp.

Những điều trên được quy định tại Điểm 1.1, 1.2 Khoản 1 Điều 64 Thông tư 133/2016/TT-BTC.

Chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm những gì?

Theo quy định tại Điểm 1.3 Khoản 1 Điều 64 Thông tư 133/2016/TT-BTC, chi phí quản lý doanh nghiệp bao gồm các loại chi phí sau đây:

• Chi phí nhân viên quản lý: Phản ánh các khoản phải trả cho cán bộ nhân viên quản lý doanh nghiệp, như tiền lương, các khoản phụ cấp, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp của Ban Giám đốc, nhân viên quản lý ở các phòng, ban của doanh nghiệp.
• Chi phí vật liệu quản lý: Phản ánh chi phí vật liệu xuất dùng cho công tác quản lý doanh nghiệp như văn phòng phẩm… vật liệu sử dụng cho việc sửa chữa tài sản cố định, công cụ, dụng cụ,… (giá có thuế hoặc chưa có thuế giá trị gia tăng).
• Chi phí đồ dùng văn phòng: Phản ánh chi phí dụng cụ, đồ dùng văn phòng dùng cho công tác quản lý (giá có thuế hoặc chưa có thuế giá trị gia tăng).
• Chi phí khấu hao tài sản cố định: Phản ánh chi phí khấu hao tài sản cố định dùng chung cho doanh nghiệp như: Nhà cửa làm việc của các phòng ban, kho tàng, vật kiến trúc, phương tiện vận tải truyền dẫn, máy móc thiết bị quản lý dùng trên văn phòng,…
• Thuế, phí và lệ phí: Phản ánh chi phí về thuế, phí và lệ phí như: thuế môn bài, tiền thuê đất,… và các khoản phí, lệ phí khác.
• Chi phí dự phòng: Phản ánh các khoản dự phòng phải thu khó đòi, dự phòng phải trả tính vào chi phí sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chi phí dịch vụ mua ngoài: Phản ánh các chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp; các khoản chi mua và sử dụng các tài liệu kỹ thuật, bằng sáng chế,… (không đủ tiêu chuẩn ghi nhận tài sản cố định) được tính theo phương pháp phân bổ dần vào chi phí quản lý doanh nghiệp; tiền thuê tài sản cố định, chi phí trả cho nhà thầu phụ.
• Chi phí bằng tiền khác: Phản ánh các chi phí khác thuộc quản lý chung của doanh nghiệp, ngoài các chi phí nêu trên, như: Chi phí hội nghị, tiếp khách, công tác phí, tàu xe, khoản chi cho lao động nữ,…

Quản lý tốt các chi phí quản lý doanh nghiệp mang lại lợi ích gì?

Một quy trình quản lý chi phí hiệu quả không chỉ giúp tối ưu hóa nguồn lực tài chính, mà còn giúp doanh nghiệp tăng cường khả năng cạnh tranh, tạo ra lợi thế so với các đối thủ. Đồng thời cũng làm doanh nghiệp hoạt động trơn tru hơn, tăng lợi nhuận, giảm thiểu rủi ro và nhiều lợi ích khác như sau:

• Dự toán được các hoạt động sản xuất kinh doanh cụ thể: Các thông số về tiêu chuẩn ngày công, quy cách nguyên vật liệu, chi phí sản xuất được quản lý cụ thể giúp công ty có thể dự toán hoạt động sản xuất, hoạt động kinh doanh một cách cụ thể. Điều này sẽ giúp hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra một cách chủ động, phù hợp với nguồn lực và thực tế mục tiêu doanh nghiệp đề ra.
• Giúp các phòng ban hoạt động vận hành chính xác hơn: Các phòng ban, bộ phận của công ty đều cần có một khoản chi phí để vận hành. Khi bạn quản lý chi phí hiệu quả, bạn có thể lập dự toán hoạt động vận hành, sản xuất của các bộ phận một cách chính xác hơn. Từ đó, công ty của bạn luôn sẵn sàng cho mọi tình huống, tránh tình trạng bị thiếu hụt về nguồn lực.
• Kiểm soát các hoạt động kinh doanh một cách chính xác và chủ động: Các hoạt động kinh doanh có thể tạo ra lợi nhuận nhưng cũng có thể khiến doanh nghiệp phải gánh chịu một khoản lỗ. Các vấn đề như lãi bao nhiêu, lỗ bao nhiêu; xu hướng lãi – lỗ như thế nào và vì sao doanh nghiệp phải đối diện với các khoản lỗ từ kinh doanh này? Nếu bạn thực hiện quản lý chi phí ngay từ đầu thì bạn sẽ luôn dễ dàng trả lời được những câu hỏi này và có phương án xử lý thích hợp cho mọi tình huống.
• Luôn có thông tin chính xác để ban lãnh đạo đưa ra quyết định đầu tư, phát triển: Các nhà đầu tư hay lãnh đạo công ty có rất nhiều ý tưởng đầu tư, phát triển công ty. Vấn đề là công ty có thể bỏ ra bao nhiêu chi phí cho các hạng mục đầu tư, phát triển mà vẫn kiểm soát, đảm bảo luồng tiền công ty thu – chi không bị quá áp lực. Thông qua quản lý chi phí tốt, lãnh đạo công ty sẽ có thêm căn cứ để đưa ra quyết định đầu tư, phát triển của mình.
• Giúp tối ưu hóa nguồn lực của doanh nghiệp: Mọi hoạt động trong các công ty thực tế đều có thể định lượng ra các con số chi phí rất cụ thể. Nhân sự ở vị trí nào hay phòng ban nào thì nên được phân bổ nguồn chi phí tương ứng. Do đó, qua việc quản lý tốt các chi phí, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực.

Những điều cần làm để tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp

Tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp hiệu quả là một khái niệm khá mơ hồ bởi thế nào được coi là hiệu quả còn tùy vào các tiêu chuẩn cụ thể của mỗi công ty. Vì vậy trước hết bạn hãy xác định doanh nghiệp của mình thực sự muốn hướng tới điều gì, từ đó tìm cách tối ưu hóa chi phí. Tuy nhiên những điều dưới đây nếu được áp dụng tốt sẽ luôn mang lại tác động tích cực và làm cho việc quản lý chi phí của bạn dễ dàng hơn.

Tối ưu hóa bộ máy tổ chức doanh nghiệp

• Nhân viên nào hoạt động không hiệu quả thì cần xem xét đào tạo, phát triển hoặc tìm cách thuyên chuyển, sa thải đúng quy định pháp luật để tránh lãng phí nguồn lực, chi phí
• Phòng ban nào hoạt động không hiệu quả thì cần xem xét cải tổ, điều chỉnh hoặc tìm cách sáp nhập, giải tán
• Xem xét tính hiệu quả của cơ cấu tổ chức hiện tại đã giúp tối ưu hóa về mặt chi phí hay chưa

Tối ưu hóa quy trình hoạt động

• Quy trình của các dịch vụ hiện nay đã khiến khách hàng hài lòng và ký tiếp các hợp đồng bảo trì, up-sale không? Nếu chưa, bạn cần điều chỉnh lại các quy trình này để tăng doanh thu.
• Nhân viên thực hiện quy trình công việc đã thực sự tối ưu, tiết kiệm chi phí, nguồn lực chưa? Nếu chưa, bạn cần điều chỉnh lại quy trình cho phù hợp với số đong nhân viên để giảm chi phí.
• Nếu chưa biết cách tối ưu hóa quy trình, bạn có thể tìm hiểu về các dịch vụ tư vấn cho doanh nghiệp. Khi có một bộ quy trình đồng bộ, thông suốt, doanh nghiệp của bạn có thể sẽ vận hành thông suốt, hiệu quả với chi phí tối ưu hơn. Liên hệ với Minh Nhi N2N để được tư vấn nhé.

Xây dựng tiêu chuẩn, quy định, kế hoạch để tối ưu chi phí quản lý doanh nghiệp

• Việc sử dụng chi phí, nguồn lực trong công ty cần có tiêu chuẩn, quy định rõ ràng để các phòng ban tuân thủ nghiêm túc. Ví dụ chế độ công tác phí, phụ cấp OT sẽ được thực hiện như thế nào…
• Hàng quý, các bộ phận cần có kế hoạch hoạt động cụ thể kèm dự kiến chi phí chi tiết.
• Tiêu chuẩn, quy định, kế hoạch chi phí quản lý doanh nghiệp cần được xây dựng dựa trên thực tế vận hành và mục tiêu mà doanh nghiệp hướng tới. Bạn nên tránh việc ấn định một con số hay kế hoạch chi phí theo cảm nhận, phán đoán cá nhân hoặc dập khuôn theo các doanh nghiệp khác.

Một số lưu ý về chi phí quản lý doanh nghiệp

Những điều lưu ý bạn cần biết về chi phí quản lý doanh nghiệp là:

• Không có tiêu chuẩn nào về chi phí quản lý là đúng cho mọi doanh nghiệp. Với doanh nghiệp A thì dải lương, chi phí quỹ lương cho nhân viên ở mức này nhưng doanh nghiệp B lại ở mức khác. Tính chất đặc thù riêng biệt ở mỗi doanh nghiệp khiến chi phí lương cũng như các chi phí quản lý rất khác nhau. Bạn có thể tham khảo các doanh nghiệp cùng lĩnh vực, cùng quy mô để cân nhắc phương pháp tối ưu hóa chi phí phù hợp với doanh nghiệp của mình nhưng vẫn cần bám sát hoạt động kinh doanh thực tế của công ty.
• Không phải lúc nào tiết kiệm chi phí cũng là tốt: Có những khoản chi phí mà doanh nghiệp của bạn không thể và không nên tiết kiệm trong một số thời điểm như: quảng cáo ra mắt sản phẩm, dịch vụ; chi phí lương cho nhân sự cấp cao, chuyên gia; chi phí phát triển sản phẩm… Bởi vì những khoản chi này có thể đem lại doanh thu, lợi nhuận cho công ty trong dài hạn và lớn hơn chi phí bạn phải bỏ ra rất nhiều.
• Có tư duy win – win: Khi thực hiện quản lý chi phí, bạn hãy thực hiện và có tư duy win – win với đội ngũ nhân sự của mình. Khi nhân viên kinh doanh ký được tổng doanh thu năm đạt mức bao nhiêu thì sẽ nhận lương, thưởng tăng tương ứng là bao nhiêu. Quản lý chi phí tốt không phải là bóp nghẹt, cắt giảm mọi chi phí có thể, mà là giải pháp để doanh nghiệp ổn định và phát triển, cũng như khuyến khích, tạo động lực làm việc cho nhân viên.

Trên đây là những điều cần biết về chi phí quản lý doanh nghiệp. Việc hiểu và quản lý tốt các chi phí là một yếu tố không thể thiếu để đạt được sự bền vững và thành công trong môi trường kinh doanh khốc liệt ngày nay.

Đồng thời, việc quản lý chi phí cũng đòi hỏi sự liên tục và linh hoạt. Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi và đánh giá các khoản chi tiêu, tìm kiếm cơ hội để tiết kiệm và cải thiện quy trình. Điều này sẽ giúp tạo ra một môi trường kinh doanh tối ưu, nơi mà nguồn lực tài chính được sử dụng một cách thông minh và có hiệu quả.

Nếu bạn cần thêm thông tin về các thủ tục pháp lý, quy định pháp luật,… hoặc cần sự trợ giúp của các chuyên gia để tối ưu việc quản lý chi phí cho doanh nghiệp của mình. Hãy liên hệ với chúng tôi qua nút Liên Hệ ở góc phải màn hình, hoặc qua các kênh sau, Minh Nhi N2N luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn cho bạn miễn phí:

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Minh Nhi N2N

Địa chỉ: 91 Nguyễn Thanh Tuyền, Phường 2, Quận Tân Bình

Tel: 0989.139.333

Email: [email protected]

Website: https://minhnhi.vn

Cảm ơn bạn! Chúc bạn thành công

Bảng giá dịch vụ thành lập công ty tại TpHCM

Dịch vụ tư vấn thành lập doanh nghiệp

Dịch vụ kế toán – báo cáo thuế