Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử

Trên con đường của sự chuyển đổi số, việc sử dụng hóa đơn điện tử đã trở thành xu hướng phổ biến và không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của nhiều doanh nghiệp. Hóa đơn điện tử không chỉ mang lại tiện lợi và tối ưu hóa quy trình kế toán, mà còn giúp giảm tải bớt giấy tờ và thời gian xử lý. Tuy nhiên, để áp dụng một cách hiệu quả, việc hiểu và tuân thủ nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử là vô cùng quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi vào chi tiết về những nguyên tắc cơ bản khi xuất hóa đơn điện tử, giúp bạn áp dụng đúng và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

Cơ sở pháp lý

Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử được căn cứ trên 3 văn bản pháp luật hiện hành dưới đây:

• Thông tư số 68/2019/TT-BTC hướng dẫn cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.
• Nghị định 119/2018/NĐ-CP về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ.
• Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT về việc cung cấp dịch vụ, giải pháp công trực tuyến để đảm bảo khả năng truy cập thuận tiện đối với các trang thông tin điện tử và cổng thông tin điện tử

Các nguyên tắc cần nhớ khi xuất hóa đơn điện tử

Nguyên tắc xuất hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là hóa đơn có tính thuế làm tăng thêm giá trị hàng hóa, dịch vụ trong quá trình sản xuất – phân phối – tiêu dùng và được đóng vào ngân sách Nhà nước.

Khi lập hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán cần đảm bảo tuân thủ những nội dung sau đây:

• Nội dung ghi trên hóa đơn phải đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh trong doanh nghiệp
• Hóa đơn không được tẩy xóa, viết chồng đè, sửa chữa
• Khi lập hóa đơn không được viết hai màu mực, không dùng loại mực dễ phai
• Nội dung trên hóa đơn như chữ viết, chữ số phải viết liền mạch không được ngắt quãng và không được viết đè lên chữ in trên hóa đơn
• Các liên hóa đơn GTGT phải giống nhau và phải lập theo thứ tự của hóa đơn

Nguyên tắc quy định về các tiêu thức trên hóa đơn điện tử

Căn cứ vào Nghị định 119/2018/NĐ-CP khi lập hóa đơn điện tử cần đảm bảo đầy đủ những nội dung sau trên hóa đơn để xác định tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn:

• Tên hóa đơn –  ký hiệu hóa đơn – ký hiệu mẫu số hóa đơn – số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán
• Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua (nếu có)
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, thành tiền chưa tính thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán
• Chữ ký số của người bán
• Chữ ký số người mua
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử
• Mã cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan

Cần lưu ý rằng khi xuất hóa đơn, kế toán cần điền đầy đủ các thông tin trên đây theo hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch cam kết của hai bên để tránh tình trạng mâu thuẫn khi xảy ra sai sót.

Nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử khi bị xuất sai

Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã xuất và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hoặc đã giao nhưng người mua chưa kê khai thuế

• Trong trường hợp này, khi phát hiện sai sót thì hóa đơn điện tử sẽ được hủy khi có sự đồng ý từ của cả bên bán và bên mua.
• Việc hủy bỏ hóa đơn điện tử xuất sai chỉ có hiệu lực theo đúng thời gian hai bên thỏa thuận trước đó. Hóa đơn hủy bỏ cần được lưu trữ để phục vụ mục đích tra cứu, kiểm tra của cơ quan chức năng có thẩm quyền.
• Sau đó người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn hủy bỏ và gửi lại cho người mua. Trên hóa đơn phải có dòng chữ “ hóa đơn thay thế cho số hóa đơn…” kèm theo ký hiệu, ngày ký, ngày gửi.

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập, gửi cho người mua và người mua đã thực hiện kê khai thuế

• Trường hợp này, ngay sau khi phát hiện sai sót cả hai bên phải làm văn bản thỏa thuận điều chỉnh sai sót có chữ ký số của cả hai bên. Sau đó người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh ghi rõ điều chỉnh nội dung gì, tăng (giảm) số lượng, giá bán,…
• Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh đó, cả hai bên thực hiện thuế điều chỉnh theo quy định pháp luật.
• Chú ý: Không được điều chỉnh kê khai thuế thành số âm

Trường hợp 3: Xử lý hóa đơn điện tử khi khách hàng hủy Dịch vụ

• Nếu người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định. Nhưng sau đó có phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Những điều cần lưu ý khi xuất hóa đơn điện tử

• Bên mua không có nhu cầu lấy hóa đơn, bên bán vẫn phải xuất hóa đơn, ghi rõ khách hàng lẻ không lấy hóa đơn.
• Chỉ xuất hóa đơn điện tử với danh mục ngành hàng được doanh nghiệp đăng ký kinh doanh tại Sở kế hoạch và Đầu tư, đã được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh bởi Cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền.
• Phải ghi đúng mức thuế suất theo quy định của Bộ Tài chính khi xuất hóa đơn.
• Nội dung trong hóa đơn điện tử yêu cầu rõ ràng chính xác, danh mục hàng hóa, dịch vụ theo đúng chứng từ như hợp đồng kinh tế, biên bản giao hàng, biên bản nghiệm thu…
• Đối với hóa đơn bán hàng dưới 200.000 đồng, không cần phải xuất hóa đơn điện tử từng lần bán hàng trừ khi khách hàng có yêu cầu lấy hóa đơn. Cuối ngày, đơn vị xuất 1 hóa đơn tổng hợp cho tất cả các lần bán hàng này.
• Không phân biệt giá trị hóa đơn, tất cả các lần bán hàng hóa, dịch vụ của đơn vị đều thực hiện xuất hóa đơn theo đúng quy định.

Trên đây là tất cả những gì bạn cần biết về Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử. Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ kế toán – báo cáo thuế giúp doanh nghiệp của bạn thực hiện các vấn đề về kế toán và thuế một cách nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm chi phí. Bạn có thể tham khảo thêm Tại đây

Nếu bạn có thắc mắc gì khác hoặc cần tư vấn về các vấn đề pháp lý trong quá trình kinh doanh của mình, hãy liên hệ với chúng tôi qua nút Liên Hệ ở góc phải màn hình, hoặc qua các kênh sau, Minh Nhi N2N luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn cho bạn miễn phí:

Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Minh Nhi N2N

Địa chỉ: 91 Nguyễn Thanh Tuyền, Phường 2, Quận Tân Bình

Tel: 0989.139.333

Email: [email protected]

Website: https://minhnhi.vn

Bảng giá dịch vụ thành lập công ty tại TpHCM