Việc lưu trữ tài liệu kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì sự minh bạch và tuân thủ quy định pháp luật. Tuy nhiên, vấn đề từ việc xác định loại tài liệu nào cần được lưu trữ đến việc xây dựng hệ thống lưu trữ phù hợp có thể khiến nhiều người bối rối. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những điều cần biết về việc lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định mới nhất.
Những loại tài liệu kế toán nào cần phải lưu trữ?
Theo quy định tại Điều 8 Nghị định 174/2016/NĐ-CP, các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:
- Chứng từ kế toán.
- Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.
- Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.
- Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm
- Các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị;
- Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia;
- Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;
- Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;
- Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán;
- Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;
- Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị;
- Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;
- Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.
Những trường hợp không cần lưu trữ tài liệu kế toán
Các loại tài liệu kế toán sẽ không cần phải lưu trữ trong một số trường hợp sau đây:
- Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.
- Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán” theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định 174/2016/NĐ-CP.
- Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài – liệu kế toán là bản sao chụp.
Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định 174/2016/NĐ-CP thì đơn vị phải lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được.
Những tài liệu kế toán phải lưu trữ tối thiểu 5 năm
Những tài liệu kế toán thuộc các trường hợp quy định dưới đây thì phải được lưu trữ ít nhất trong 05 năm, theo Điều 12 Nghị định 174/2016/NĐ-CP:
- Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính như phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho không lưu trong tập tài liệu kế toán của bộ phận kế toán.
- Tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán không trực tiếp ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
- Trường hợp tài liệu kế toán quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này mà pháp luật khác quy định phải lưu trữ trên 5 năm thì thực hiện lưu trữ theo quy định đó.
Quy định về nơi lưu trữ các tài liệu kế toán của doanh nghiệp
Điều 11 Nghị định 174/2016/NĐ-CP có quy định về nơi lưu trữ các tài liệu kế toán của doanh nghiệp, cụ thể như sau:
- Tài liệu kế toán của đơn vị nào được lưu trữ tại kho của đơn vị đó. Đơn vị kế toán phải đảm bảo có đầy đủ thiết bị bảo quản và bảo đảm an toàn trong quá trình lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Trường hợp đơn vị không tổ chức bộ phận hoặc kho lưu trữ tại đơn vị thì có thể thuê tổ chức, cơ quan lưu trữ thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán trên cơ sở hợp đồng lưu trữ theo quy định của pháp luật.
- Tài liệu kế toán của doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, chi nhánh và văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam trong thời gian hoạt động tại Việt Nam theo Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký thành lập doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện đã được cấp phải được lưu trữ tại đơn vị kế toán ở Việt Nam hoặc thuê tổ chức lưu trữ tại Việt Nam thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán.
Khi kết thúc hoạt động tại việt Nam, người đại diện theo pháp luật của đơn vị quyết định nơi lưu trữ tài liệu kế toán trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Tài liệu kế toán của đơn vị giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động hoặc các dự án kết thúc hoạt động bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến việc giải thể phá sản, chấm dứt, kết thúc hoạt động được lưu trữ tại nơi do người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền quyết định chấm dứt hoạt động hoặc kết thúc dự án.
- Tài liệu kế toán của đơn vị chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi loại hình đơn vị bao gồm tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị được lưu trữ tại đơn vị kế toán mới hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị quyết định.
- Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ của các đơn vị được chia, tách như sau:
- Nếu tài liệu kế toán phân chia được cho đơn vị kế toán mới thì lưu trữ tại đơn vị mới;
- Nếu tài liệu kế toán không phân chia được thì lưu trữ tại đơn vị kế toán bị chia hoặc bị tách hoặc tại nơi do cơ quan có thẩm quyền quyết định chia, tách đơn vị quyết định.
- Tài liệu kế toán liên quan đến chia đơn vị kế toán thì lưu trữ tại các đơn vị kế toán mới.
- Tài liệu kế toán liên quan đến tách đơn vị kế toán thì được lưu trữ tại nơi đơn vị bị tách, đơn vị kế toán mới.
- Tài liệu kế toán của các kỳ kế toán năm đang còn trong thời hạn lưu trữ và tài liệu kế toán liên quan đến hợp nhất, sáp nhập các đơn vị kế toán thì lưu trữ tại đơn vị nhận sáp nhập hoặc đơn vị kế toán hợp nhất.
- Tài liệu kế toán về an ninh, quốc phòng phải được lưu trữ theo quy định của pháp luật liên quan.
Những điều cần biết về việc lưu trữ tài liệu kế toán
Quy định về cách thức bảo quản và lưu trữ các tài liệu kế toán đối với doanh nghiệp
Điều 9 Nghị định 174/2016/NĐ-CP đã có quy định rõ ràng về việc bảo quản, lưu trữ và cung cấp thông tin, tài liệu kế toán như sau:
- Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính theo quy định của pháp luật cho từng loại tài liệu kế toán trừ một số trường hợp sau đây:
- Tài liệu kế toán quy định tại khoản 2, khoản 3 Điều 6 Nghị định này chỉ có một bản chính nhưng cần phải lưu trữ ở nhiều đơn vị thì ngoài đơn vị lưu bản chính, các đơn vị còn lại được lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp.
- Trong thời gian tài liệu kế toán bị tạm giữ, tịch thu theo quy định tại khoản 4 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài liệu kế toán sao chụp kèm theo “Biên bản giao nhận tài liệu kế toán” theo quy định tại khoản 2 Điều 7 Nghị định này.
- Tài liệu kế toán bị mất, bị hủy hoại do nguyên nhân khách quan theo quy định tại khoản 5 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị kế toán phải lưu trữ tài – liệu kế toán là bản sao chụp. Trường hợp tài liệu kế toán không sao chụp được theo quy định tại khoản 6 Điều 6 Nghị định này thì đơn vị phải lưu trữ “Biên bản xác định các tài liệu kế toán không thể sao chụp được”.
- Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng. Đơn vị kế toán phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền đối với từng bộ phận và từng người làm kế toán. Trường hợp đơn vị kế toán là doanh nghiệp siêu nhỏ theo quy định của pháp luật về hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa thì không bắt buộc phải xây dựng quy chế về quản lý, sử dụng, bảo quản tài liệu kế toán nhưng vẫn phải có trách nhiệm bảo quản đầy đủ, an toàn tài liệu kế toán theo quy định. Đơn vị kế toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất, phương tiện quản lý, bảo quản tài liệu kế toán. Người làm kế toán có trách nhiệm bảo quản tài liệu kế toán của mình trong quá trình sử dụng.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán quyết định việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán bằng giấy hay trên phương tiện điện tử. Việc bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán phải đảm bảo an toàn, đầy đủ, bảo mật và cung cấp được thông tin khi có yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Tài liệu kế toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống, phải phân loại, sắp xếp thành từng bộ hồ sơ riêng theo thứ tự thời gian phát sinh và theo kỳ kế toán năm.
- Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, tài liệu kế toán kịp thời, đầy đủ, trung thực, minh bạch cho cơ quan thuế và cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo quy định của pháp luật. Các cơ quan được cung cấp tài liệu kế toán phải có trách nhiệm giữ gìn, bảo quản tài liệu kế toán trong thời gian sử dụng và phải hoàn trả đầy đủ, đúng hạn tài liệu kế toán đã sử dụng.
Trên đây là những điều bạn cần biết về việc lưu trữ tài liệu kế toán theo quy định mới nhất của nhà nước.
Dù bạn là chủ doanh nghiệp, nhân viên kế toán hay chỉ đơn giản là ai đó quan tâm đến việc quản lý tài liệu kế toán, hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc lưu trữ tài liệu kế toán là điều cần thiết để triển khai một hệ thống lưu trữ hiệu quả và tránh khỏi những rủi ro về pháp lý không đáng có.
Nếu bạn là doanh nghiệp vừa và nhỏ, mới thành lập. Bạn chưa có nhân viên kế toán, kế toán trưởng. Bạn cần có một nhân viên có đủ trình độ, kinh nghiệm, năng lực bằng cấp để giải quyết các vấn đề về hạch toán và xử lý hóa đơn. Hãy sử dụng dịch vụ kế toán – báo cáo thuế TpHCM trọn gói từ chúng tôi. Minh Nhi N2N sẽ giúp bạn tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro, cùng bạn đồng hành và phát triển!
Minh Nhi N2N tự hào là một trong những đơn vị cung cấp Dịch vụ kế toán – báo cáo thuế tốt nhất và uy tín nhất ở Tp HCM. Chúng tôi sẽ mang đến bạn hơn cả sự hài lòng và tin tưởng.
Với đội ngũ chuyên gia có nhiều kinh nghiệm về cả pháp lý và kinh doanh, chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn thành tốt nhất các nghiệp vụ kế toán và thuế cho doanh nghiệp của mình.
Bạn có thể tham khảo bảng giá dịch vụ kế toán và các dịch vụ liên quan đến thành lập doanh nghiệp Tại đây
Để được tư vấn cụ thể và báo giá một cách chính xác nhất, liên hệ:
Công ty TNHH Thương Mại Dịch Vụ Minh Nhi N2N
Địa chỉ: 91 Nguyễn Thanh Tuyền, Phường 2, Quận Tân Bình
Tel: 0989.139.333
Email: [email protected]
Website: https://minhnhi.vn
